Structurer les systèmes d’information des 39 communes adhérentes à la compétence informatique

Pour relever, dans les années à venir, les défis qui se profilent, les collectivités devront s’appuyer de plus en plus sur les systèmes d’information numérique. Trop souvent considérés comme un simple outil de travail, les systèmes d’information vont devoir être perçus différemment et prendre une place stratégique dans les décisions communales pour permettre aux collectivités de répondre aux enjeux. Afin d’accompagner les communes à structurer leurs systèmes d’information, le département informatique a lancé en 2020 le schéma directeur des systèmes d’information (SDSI) du SPCPF et de ses 39 communes adhérentes à la compétence informatique.

Pour mémoire, un SDSI est une étape majeure pour la définition, la formalisation, la mise en place ou l'actualisation d'un système d'information. Un SDSI est donc un document qui présente une vue globale de l’état actuel des systèmes d’information, une précision des besoins et la définition des orientations à prendre. Les débats seront ainsi fixés sur les besoins et non sur des solutions, des outils ou des technologies. En effet en partant du besoin réel, le gaspillage des ressources, notamment le temps et les finances, sera évité au maximum.

Il s’agit du premier schéma directeur des SI réalisé par le SPCPF, la feuille de route du numérique communal. Il mobilisera élus, agents et communes pour créer une culture partagée des systèmes d’information et de leurs enjeux. Il permettra également de disposer des grandes orientations d’investissements nécessaires à la réalisation des projets et à la qualité du service numérique offert aux citoyens. Du fait de sa nouveauté et de sa complexité, le SPCPF est accompagné d’experts dans le domaine.

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Pour y parvenir, une gouvernance est mise en place :

1 comité de pilotage (COPIL) composé de 17 élus, de la direction générale et de la responsable du département informatique du SPCPF ;
4 ou 5 comités techniques (COTECH) constitués de cadres communaux et du chef de projet. Ces comités techniques auront un portefeuille de projets et c’est le SPCPF qui coordonnera l’ensemble des activités.

Les grandes phases pour arriver à la feuille de route des 4-5 ans à venir sont :

Phase 1 – Analyse de l’existant réalisée de novembre à décembre 2020. Elle a permis de faire l’état des lieux du SPCPF et des 39 communes adhérentes à sa compétence informatique, de recenser les besoins et d’identifier les opportunités. Chaque commune interviewée a été destinataires de leur rapport. Vous pouvez télécharger le rapport de synthèse de cette phase ici;
Phase 2 – Définition de la cible : cette étape consiste en la définition des objectifs stratégiques validées par le COPIL et en l’adoption de nouvelles méthodes de travail ;
Phase 3 – Définition de la trajectoire : cette période sera consacrée à l’identification des projets informatiques nécessaires et priorisation de leur mise en œuvre

Le premier COPIL s’est réuni le 19 février 2021 pour la validation des axes stratégiques.